8 octobre 2014

Carrières

Modalités de remboursement des frais de déplacement (CSD et TZR)

Complément de service et TZR :

Modalités pratiques de demande de remboursement de frais de déplacement

Qui peux y prétendre ?

  • Les collègues qui travaillent sur plus d’un établissement : cela concerne les collègues qui ont un complément de service (CSD), les TZR affecté à l’année sur plus d’un établissement dont l’un au moins est dans une commune autre que leur résidence administrative. Le trajet pris en compte (au vu de l’emploi du temps) est la distance entre la commune de rattachement administrative (= commune dans lequel se trouve l’établissement ou est assuré la plus grande partie du service) et la commune ou se trouve le complément de service.
    Il faudra alors, dans les démarches ci dessous indiquer :
    Objet de la mission : Service partagé
    Gestionnaire au rectorat (division financière) : Mme MAUGER
  • Les TZR en affectation à l’année dans un établissement situé dans une commune autre que celle de leur établissement de rattachement.
    Il faudra alors, dans les démarches ci dessous indiquer :
    Objet de la mission : Rattachement administratif
    Gestionnaire au rectorat (division financière) : Mme JACQUEMOT

Attention, on ne prend pas en compte les trajets si la commune considérée est limitrophe à celle de rattachement administratif et desservie par transport en commun.

Comment en faire la demande ? Il vous faut déjà une bonne dose de temps et de patience…

  • 1) Constituer un dossier papier comportant votre arrêté de rattachement administratif, vos arrêtés rectoraux d’affectation (ou les PV d’installation), l’emploi du temps définitif de chaque établissement (avec cachet obligatoire de la direction de l’établissement), attestation sur l’honneur de non paiement forfaitaire de prise en charge domicile-travail et de non paiement d’ISSR (voir annexe BA n°264 du 1er octobre 2012 dans la pièce jointe en bas de l’article). Ce dossier doit être envoyé, par voie hiérarchique à votre gestionnaire de la division financière du rectorat.
  • 2) Une fois le dossier papier envoyé, se connecter à l’application DT-Ulysse (https://appli.ac-aix-marseille.fr).
    Pour accéder à cette application vous avez besoin de l’identifiant et mot de passe de votre messagerie professionnelle qui doit être active.

Cliquer sur « gestion des personnels » puis « gestion des déplacements temporaires (DT), puis sur « Accès ».

Créer son ordre de mission permanent pour l’année scolaire (OMP). Pour se faire :
- aller dans Menu dans le cadre « ordres de mission en cours de traitement »
- cliquer sur l’icône « +Créer » en haut à droite de l’écran
- cliquer sur « création classique d’un ordre de mission » puis sur « OM permanent »
Remplir alors complètement l’OMP (objet de la mission : « Rattachement administratif » ou « Service partagé », date de début : 01/09/2014 et de fin : 31/08/2014 , précisez les jours de déplacements et éventuellement de repas lorsque vous travaillez matin et après midi hors de votre résidence administrative, véhicule autorisé : SNCF)
- une fois l’OMP renseignée, cliquer sur « Enregistrer » en bas à gauche puis sur la flèche verte « avancer » en bas à droite 
- passer au « statut 2P, en attente de validation hiérarchique », sélectionner comme destinataire votre gestionnaire de la division financière et confirmer le changement de statut.

  • 3) Vous croyez avoir fini ? Et non car la validation de votre OMP ne déclenche aucun frais de remboursement et il vous faut en plus, à la fin de chaque mois, créer un ordre de mission ponctuel rattaché à votre OMP validé.

Créer son ordre de mission mensuel rattaché à l’OMP :
- aller dans Menu dans le cadre « ordres de mission en cours de traitement »
- cliquer sur l’icône « +Créer » en haut à droite de l’écran
- cliquer sur « création classique d’un ordre de mission » puis sur « initialisation d’un OM à partir d’un OM permanent » en précisant le n° de l’OMP à gauche.
- sur l’onglet « général », renseigner les rubriques Destination principale (ville d’affectation), type de mission (Personnels itinérants) et répondre OUI à la question posée., les dates de début et fin (dates de début et fin du mois concerné) et l’enveloppe budgétaire (0141RECT-SERPA.ENS2 pour les « services partagés » et 0141RECT-RAD.ENS2 pour les « rattachement administratif »), centre de chorus (RECMISS013), lieu de départ et de retour (ADM si résidence administrative ou FAM si résidence familiale)
- sur l’onglet « frais prévisionnels » vous pouvez valider les frais de repas (à demi taux uniquement) si vous avez travaillé matin et après midi hors de votre résidence administrative (il faut être dans son affectation secondaire entre 11 et 14h). Pour ce faire, cliquer sur « Frais prévisionnels » puis sur « couverts ». Dans la fenêtre qui s’ouvre à droite, préciser le nombre de repas concernés dans le mois en précisant les dates. Enfin cliquer sur « Enregistrer ».
- sur l’onglet « indemnités kilométriques », cliquer sur « ajouter un ikm ». Vous pouvez alors regrouper, sur une même ligne, tous les déplacements du mois concernés en précisant leur nombre si c’est toujours le même déplacement. Remplir les rubriques Date, Trajet, Km remboursé (en indiquant la distance aller), Nbre de trajets (attention un aller/retour = 2 trajets). Enfin cliquer sur « enregistrer »
- une fois l’OM renseignée, cliquer sur « Enregistrer » en bas à gauche puis sur la flèche verte « avancer » en bas à droite 
- passer au statut 2 « en attente de validation hiérarchique », sélectionner comme destinataire votre gestionnaire de la division financière et confirmer le changement de statut.
- Et c’est pas fini puisqu’il faut transmettre (par mail) l’attestation mensuelle de service fait (annexe 2 du BA n°264 du 1er octobre 2012 dans la pièce jointe à cet article)

Et puis le mois suivant, on recommence… et on se félicite de la simplification qu’apporte l’outil informatique dans la paperasse quotidienne. A moins que cela soit fait exprès pour dissuader le plus grand nombre ? Non ne soyons pas médisant….

  • 4) Et les frais pour conseils de classe, réunion parents-profs ?
    Une prise en charge est possible mais il vous faut envoyer à votre gestionnaire de la division financière par voie hiérarchique un justificatif visé par le chef d’établissement et ne pas oublier de comptabiliser les trajets dans l’ordre de mission mensuel (un seul aller retour pris en compte dans une seule journée)

Si vous avez tout réussi dès le premier coup, vous pouvez en outre demander à l’administration de valider vos compétences en utilisation d’outils informatiques complexes… sinon, il arrive que votre gestionnaire ai le temps de vous filer un coup de main si vous êtes aimable avec elle…

En savoir plus : http://www.aix.snes.edu/spip.php?article1829

Adhésion en ligne : http://www.snes.edu/Telecharger-votre-Bulletin-d,21526.html